Excel

Fórmulas de Excel

Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza ningún cálculo.

Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

• Operadores.  Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Insertar funciones

El cuadro de diálogo Insertar función en Excel 2010 simplifica el uso de las funciones en nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado y podrás hacer prácticamente todo con el puntero  del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.

Seleccionar la categoría de la función de Excel

De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para saber si la función que buscas se encuentra ahí.

De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás buscando para poder encontrarla rápidamente. Si no conoces la categoría de la función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo dentro de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una función para introducir el nombre de la función que buscar y oprimir el botón Ir para permitir que Excel encuentre dicha función.

Seleccionar la función

Una vez que has encontrado la función que necesitas, debes seleccionarla y hacer clic en el botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de Función.

Ingresar los argumentos de la función

Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que contienen cada uno de los argumentos de la función. Una vez que hayas terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el botón Aceptar para terminar con la inserción de la función de Excel. Una ventaja del cuadro de diálogo Argumentos de función es que provee una descripción de ayuda para cada uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso de cada uno de los argumentos.

Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la función SUMA.

Ejemplo: en el rango A1:A6 (Ilustración 12) tenemos una serie de números y queremos sumarlos. Podríamos hacerlo celda por celda como se muestra en la celda A7 (Ilustración 13) o también con la función SUMA como se muestra en la celda A7 (Ilustración 14); además podemos seleccionar un rango de datos como se muestra en la celda A7 (Ilustración 15). El resultado es el mismo (Ilustración 16), pero vemos que es más cómodo usar la función SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por separado.

 
Ilustración 12

 
Ilustración 13

 
Ilustración 14

 
Ilustración 15

 
Ilustración 16

Funciones y fórmulas.

Algunas personas hablan de funciones o fórmulas de forma indistinta. Si queremos ser un poco más precisos podríamos discriminar mejor ambas definiciones.
* Función Excel: una función es un cálculo predefinido (Ilustración 17, Ilustración 18).
* Fórmula Excel: una fórmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones (Ilustración 19). “El usuario las arma a medida y según la necesidad” (Excel permite incluso programar tus fórmulas más utilizadas para utilizarlas como una función).

 
Ilustración 17

 
Ilustración 18

 
Ilustración 19

Sintaxis funciones y fórmulas.

La sintaxis de una función se refiere a “cómo debemos escribirla”.
1.Todas las funciones comienzan con el signo "igual",
2.Luego se escribe el nombre de la función,
3.Entre paréntesis se escriben sus argumentos (cambian según la función que utilicemos)
4.Y finalmente se presiona la tecla intro o enter para obtener el resultado
Ejemplo: En la celda A8 (Ilustración 20) hemos escrito una función sencilla ver su sintaxis.

 
Ilustración 20

Normalmente los parámetros dentro de una función están separados por un punto y coma “;”

Insertar funciones.

Existen diversas formas de insertar una función en una celda:

* Desde el menú Fórmulas: de esta forma se abre el Cuadro de Diálogo de funciones donde puedes elegir la Categoría, la Función y finalmente completar sus argumentos (Ilustración 21).

 
Ilustración 21

Este es el modo más adecuado para usuarios primerizos ya que las funciones son llamadas desde un cuadro de dialogo que te indica que parámetros necesitas rellenar para obtener el resultado, indicándote de manera directa, con una definición que es ese parámetro (Ilustración 22).

 
Ilustración 22

* Desde el botón Fx de la Barra de Fórmulas: Esta forma es similar a la anterior, porque también abre el Cuadro de Diálogo de funciones (Ilustración 23).

 
Ilustración 23

Puedes habilitar esta opción desde el menú Vista > Barra de fórmulas

* Haciendo doble clic en la celda y escribiéndola manualmente: una vez que conozcas y domines las distintas funciones verás que esta es la forma más cómoda (¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).

 
Ilustración 24

Cuando escribes una función de forma manual, Excel muestra unas etiquetas que te irán indicando los argumentos que debes completar al vuelo de manera automática.

Editar funciones.

Una vez que has armado tu función, tienes distintas formas de editarla, revisarla y realizarle cambios.
* Posicionado en la celda con la función, haz doble clic o presionando la tecla F2 (Ilustración 25).

 
Ilustración 25

* Posicionado en la celda con la función verás que la misma aparece en la Barra de Fórmulas. Haciendo clic dentro de la misma también puedes editar la función (Ilustración 26).

 
Ilustración 26

* Posicionado en la celda con la función, puedes presionar MAYUSC + F3 para abrir el cuadro de diálogo de la función (Ilustración 27).

Ilustración 27

Para salir del modo edición utiliza la tecla ESC.

Copiar fórmulas y funciones

Si queremos replicar una función o fórmula a muchas celdas solo necesitas armar la primera celda (Ilustración 28) y luego copiar la fórmula o función (Excel irá cambiando la referencia de celdas automáticamente). 
Básicamente la forma más sencilla para realizar este procedimiento es arrastrar el borde de la celda (Ilustración 29) con la fórmula hasta las posiciones que queremos completar (Ilustración 30).

 
Ilustración 28

 
Ilustración 29

 
Ilustración 30

Luego de realizar esta acción aparece un botón de opciones para que escojas si quieres copiar las celdas, el formato, o las celdas con formato (Ilustración 31).

 
Ilustración 31

Referencias

Cuando escribes una función, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a rangos. De esta manera es posible armar una función y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automáticamente las filas y columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesará copiar funciones pero manteniendo fijas las filas, las columnas, ambas a la vez o un dato.

Si pones el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del número de fila, dicha referencia quedará FIJA cuando copies la función a otras celdas. De esta manera puedes dejar fijo lo que tú desees (Ilustración 32).

 
Ilustración 32

Referencias para copiar el valor de una celda

Para una celda en particular de una misma hoja
Podemos referenciar una valor de una celda en una fórmula o función, pero a veces necesitamos referenciar todos los valores de una tabla para evitar copiar y pegar, o porque estamos cambiando los datos de esta, y tendríamos que cambiarlos en múltiples celdas. 
En estos casos lo único que debemos hacer es copiar la dirección de la celda, acompañándola de un signo “=” al comienzo (Ilustración 33).

 
Ilustración 33

Para una celda en particular de otra hoja
Para referenciar una celda en otra hoja debemos indicar el nombre de la hoja acompañada de un signo “!”y la celda a referenciar (Ilustración 34)

 
Ilustración 34

Etiquetas
Son una función muy útil. La etiqueta cumple la función de mostrar la sintaxis y los argumentos de la función al hacer clic sobre la misma. Esto es muy útil porque puedes escribir una función en una celda de forma directa y la etiqueta te irá recordando los argumentos que debes introducir. Cuando domines el tema de las funciones verás que esto es muy cómodo porque te permitirá evitar tener que abrir el Cuadro de Diálogo de Funciones.
Ejemplo: en una función cualquiera, haces 1 clic dentro de la función en la Barra de Fórmulas (o doble clic en la celda) y verás que los rangos dentro de la función se pintan de color (Ilustración 35). 

 
Ilustración 35

Fórmulas y funciones Anidadas
Las fórmulas y funciones anidadas no son más que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes armar una fórmula que contiene varias funciones juntas.
Las funciones anidadas te permiten hacer complejos cálculos en una misma celda, y de esta forma evitar tener que realizar cálculos parciales o intermedios en otras celdas (Ilustración 36).

 
Ilustración 36

Funciones Matriciales
Las funciones matriciales son funciones especiales, porque no se insertan en una única celda, si no que se insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la función matricial devolver varios resultados juntos. 
Ejemplo: función matricial FRECUENCIA. 

Para insertar una función matricial debes seguir los siguientes pasos:

* Seleccionar todo el rango destino donde aparecerán los resultados E2:E5
* Escribir la función matricial (Ilustración 37), “=FRECUENCIA(B2:B5; B2:B5)”
* Presionar las teclas CTRL+MAYUSC+ENTRAR (Ilustración 38)

 
Ilustración 37

 
Ilustración 38

Al realizar correctamente la operación, verás que aparece la función entre paréntesis de llaves “{ }”

Fundamentos de formato condicional

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Razón para utilizar el formato condicional

Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional

Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

¿Cómo se aplica el formato condicional?

Debes selccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormentre se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

• Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
• Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilzando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.

Por ahora estudia estos conceptos básicos y en los siguiente días analizaremos algunas de las opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.

VÍDEO SOBRE LAS FORMULAS BÁSICAS DE EXCEL

VIDEO SOBRE LOS CONDICIONALES EN EXCEL